เรื่อง 4 เรื่องที่ผู้บริหารต้องคิดใหม่เกี่ยวกับระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน
ณรงค์ฤทธิ์ ศรีรัตโนภาส
ผู้อำนวยการสำนักที่ปรึกษาร้อยชักสาม
roichaksaam@gmail.com
ปัจจุบันหรือพูดให้ถูกต้องกว่านี้คือตลอดเวลาที่ผ่านมา ผู้บริหารแทบทุกองค์กรประสบปัญหาเกี่ยวกับการประเมินผลการปฏิบัติงาน บ้างเป็นเพราะตัวระบบประเมินผลที่นำมาใช้ บ้างเป็นเพราะทักษะและความเข้าใจของผู้ประเมินและผู้ได้รับการประเมิน บ้างก็มาจากทั้งสองสาเหตุ ผลที่ตามมาคือผู้บริหารและพนักงานมีความเห็นต่อระบบและการประเมินผลในองค์กรของตนเองว่าไม่สู้มีประสิทธิภาพอย่างที่อยากให้เป็น แต่กระนั้นก็ยังไม่รู้จะทำอย่างไรดี นอกจากจ้างที่ปรึกษาจากภายนอกเข้ามาช่วยปรับปรุงแก้ไข ซึ่งก็ได้ผลอย่างที่คาดหวังไว้บ้าง ไม่ได้ผลบ้าง คละเคล้ากันไป
ข้อเขียนนี้มุ่งหวังเสนอหลักคิดพื้นฐานที่ถูกต้องเกี่ยวกับการออกแบบและการใช้ระบบประเมินผลการปฏิบัติงานเพื่อให้ผู้บริหารตั้งหลักให้ดี ก่อนเริ่มต้นทำอะไรกับระบบประเมินผลการปฏิบัติงานของตน กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ ผู้บริหารที่คุ้นชินกับระบบประเมินผลการปฏิบัติงานแบบเดิมๆ จำเป็นต้องเริ่มคิดใหม่และมีความเข้าใจใหม่ให้ถูกต้องเกี่ยวกับระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน เพื่อเป็นแนวทางในการออกแบบและปรับปรุงระบบประเมินผลในองค์กรของตนต่อไป ซึ่งเรื่องที่ผู้บริหารต้องคิดและทำความเข้าใจมีอย่างน้อย 4 เรื่องดังต่อไปนี้
เรื่องที่1: การประเมินผลการปฏิบัติงานเป็นการประเมินผลงานมากกว่าพฤติกรรมการทำงาน
เรื่องนี้เป็นความจริงง่ายๆ ที่องค์กรส่วนใหญ่มักมองข้ามคล้ายเส้นผมบังภูเขา ระบบประเมินผลการปฏิบัติงานส่วนใหญ่ในเมืองไทย กระทั่งในประเทศที่เจริญแล้วและที่เป็นเจ้าของทฤษฎีการบริหารอีกมากมายมักเน้นที่การประเมิน “พฤติกรรมการทำงาน” หรือ “พฤติกรรมที่ได้ทำ” มากกว่า “ผลงานที่ทำได้” ด้วยเหตุนี้ระบบประเมินผลดังกล่าวจึงสาละวนอยู่กับการประเมินลีลาท่าทางของผู้ปฏิบัติงานมากกว่าจะประเมินผลงานที่พวกเขาทำออกมา เช่น ไปขลุกอยู่กับการประเมินความประพฤติและการรักษาระเบียบวินัย, มารยาทและการให้ความเคารพผู้บังคับบัญชา, การตรงต่อเวลาและความขยันขันแข็ง, ความซื่อสัตย์และคุณธรรม, มนุษยสัมพันธ์และการให้ความร่วมมือ, ความรู้ในงานและความสามารถในการเรียนรู้งาน, วิสัยทัศน์และภาวะผู้นำ เป็นต้น มากกว่าที่จะมุ่งไปประเมินผลงานที่ทำออกมาว่าได้ตรงตามที่องค์กรต้องการหรือไม่ มีคุณภาพของงานและปริมาณงานมากน้อยเพียงไร แบบประเมินผลในหลายองค์กรที่พบจึงมักเน้นการประเมินพฤติกรรม “ที่ได้ทำ” เสีย 70-80% ในขณะที่ประเมินผลงาน “ที่ทำได้” เพียง 20-30% จริงอยู่ การประเมินผลการปฏิบัติงานนั้นไม่อาจประเมินเพียงผลงานอย่างเดียว หากต้องประเมินพฤติกรรมของผู้ทำงานด้วย แต่กระนั้นเมื่อพิจารณาว่าองค์กรของเราไม่ใช่วัดหรือสถานที่บำเพ็ญภาวนา ผู้บริหารจึงควรต้องตั้งหลักให้ได้ก่อนว่า สิ่งที่องค์กรต้องการจากพนักงานนั้น อันดับแรกคือผลการทำงาน ส่วนวิธีการหรือพฤติกรรมการทำงานนั้นเป็นเรื่องที่มีความสำคัญตามมา ถ้าต้องเลือกระหว่างคนเกเรที่ทำงานสำเร็จกับคนที่มีความประพฤติดีแต่ไม่มีผลงาน ผู้บริหารต้องเลือกคนแรก เพราะองค์กรจ้างคนมาเพื่อทำงานมิใช่เพื่อเรื่องอื่น ดังนั้นระบบประเมินผลการปฏิบัติงานจึงต้องให้น้ำหนักอย่างมากที่สุดไปที่ผลงานมิใช่พฤติกรรมการทำงาน
เรื่องที่2: การประเมินผลการปฏิบัติงานเป็นการประเมินผลโดยเทียบเคียงกับเป้าหมายที่กำหนดและตกลงกันไว้
ระบบประเมินผลที่ใช้อยู่ทั่วไป มักไม่มีการกำหนดเป้าหมายที่จะต้องบรรลุให้พนักงานทราบ เนื่องจากองค์กรไม่เคยตั้งวัตถุประสงค์ (Objectives) หรือเป้าหมาย (Goals) ให้พนักงานปฏิบัติ การทำงานจึงดำเนินไปโดยไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจน เวลาประเมินผลการทำงาน ผู้บริหารก็จะใช้จินตนาการและความรู้สึกของตนมาประเมินผลงานของพนักงาน ซึ่งไม่เป็นธรรมสำหรับพนักงาน ระบบประเมินผลที่มีประสิทธิภาพจึงต้องมีการกำหนดเป้าหมายที่จะบรรลุไว้โดยแจ่มชัดและสื่อสารให้พนักงานรับทราบและยอมรับร่วมกัน ยิ่งไปกว่านั้นยังต้องมีการกำหนดเกณฑ์การวัดผลไว้ล่วงหน้าอย่างเป็นรูปธรรมชัดเจน มิใช่วัดอย่างนามธรรมตามความรู้สึกของผู้ประเมินผล และเนื่องจากการประเมินผลมีการประเมินทั้งส่วนที่เป็นผลงาน (Results) และส่วนที่เป็นพฤติกรรม (Behaviours) ดังนั้น ระบบประเมินผลที่ดีจึงต้องกำหนดตัวชี้วัดผลสำเร็จของงาน (KPI) และตัวชี้วัดพฤติกรรม (BI) ไว้เป็นบรรทัดฐานในการประเมิน มิใช่ให้ผู้ประเมินใช้ดุลพินิจของตนมาประเมิน
เรื่องที่ 3: การประเมินผลการปฏิบัติงานไม่มีประเด็นเกี่ยวกับยุติธรรมหรือไม่ยุติธรรม
มีความกังวลเกิดขึ้นอย่างมากในหมู่ผู้ประเมินผลและผู้ได้รับการประเมินเกี่ยวกับประเด็นที่ว่าจะทำอย่างไรให้พนักงานได้รับความยุติธรรมเท่าๆ กัน ถ้าวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่กำหนดให้พนักงาน ก. ยากกว่าของพนักงาน ข. พนักงาน ก. ก็จะเสียเปรียบ เช่นนี้แล้วจะยุติธรรมสำหรับพนักงาน ก. หรือ? คำพูดและคำถามเหล่านี้ ล้วนเกิดจากความเข้าใจผิดต่อระบบประเมินผล เพราะการประเมินผลการปฏิบัติงานเป็นการประเมินผลการทำงานของผู้ดำรงตำแหน่งงานเทียบกับความต้องการบรรลุงานของตำแหน่งงานนั้นๆ ไม่ใช่เป็นการเอาผลงานของพนักงาน ก. ไปเทียบกับผลงานของพนักงาน ข. นอกจากนี้ตำแหน่งงานที่สูงกว่าหรือที่ได้ผลตอบแทนการทำงานมากกว่า โดยทั่วไปย่อมมีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่ยากกว่าเป็นธรรมดาอยู่แล้ว ระบบประเมินผลการปฏิบัติงานจึงไม่ใช่เรื่องที่จะต้องไปกังวลเกี่ยวกับความยากง่ายของงานที่มอบหมายให้พนักงานทำว่าจะต้องมีความยากง่ายเท่ากัน จึงจะถือว่ายุติธรรม
เรื่องที่ 4: การประเมินผลการปฏิบัติงานเป็นไปเพื่อการพัฒนามากกว่าการให้รางวัล
ความเข้าใจของผู้บริหารและพนักงานส่วนใหญ่ที่สุดแล้วมักเข้าใจว่า การประเมินผลการปฏิบัติงานเป็นกิจกรรมที่ทำปีละครั้งหรือสองครั้งเพื่อนำผลการประเมินมาเป็นเกณฑ์ในการขึ้นเงินเดือนหรือให้โบนัส นี่คือความเข้าใจที่ผิดอย่างมาก และนำมาซึ่งความกังวลในเรื่องยุติธรรมหรือไม่ยุติธรรมดังกล่าวข้างต้น การประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Appraisal) เป็นเนื้อหาและขั้นตอนที่ 4 จากทั้งหมด 5 ขั้นตอนของระบบบริหารการปฏิบัติงาน (Performance Management System) ซึ่งเริ่มจากการกำหนดและสื่อสารวัตถุประสงค์ที่ต้องการจะให้บรรลุ (Setting & Communicating Objectives) การให้ความเห็นต่อการปฏิบัติงาน (Giving feedback) การสอนงานและให้คำปรึกษา (Coaching & Counseling) การตรวจสอบและประเมินผล (Review & Appraisal) สุดท้ายคือการพัฒนาอาชีพการงาน (Career Development) การประเมินผลการปฏิบัติงานจึงเป็นขั้นตอนระหว่างทางและเป็นเครื่องมือชิ้นหนึ่งของการบริหารการปฏิบัติงาน เพื่อให้ทราบว่าผู้ได้รับการประเมินได้ใช้ความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skills) ทัศนคติ (Attitude) ค่านิยม (Values) ฯลฯ หรือที่เรียกรวมว่าได้ใช้ “ขีดความสามารถ” (Competency หรือที่บางแห่งเรียกว่า “สมรรถนะ”) เพียงพอที่การบรรลุงานนั้นต้องการหรือไม่ รวมทั้งให้ทราบว่า การปฏิบัติงานนั้นได้รับผลสำเร็จเพียงไร มีอะไรบ้างที่บรรลุและอะไรบ้างที่ยังไม่บรรลุ จากนี้จึงจะทราบว่าผู้ได้รับการประเมินมีข้อดีเด่นอะไร และมีช่องว่าง (Gap) ที่จะต้องพัฒนาเกี่ยวกับขีดความสามารถและผลงานอะไรบ้าง ทั้งนี้เพื่อเป็นแนวทางนำไปพัฒนาบุคลากรให้มีขีดความสามารถ และสามารถบรรลุผลงานที่ดีในระดับที่องค์กรคาดหวังหรือสูงกว่าที่องค์กรคาดหวังได้ เพราะหากบุคลากรแต่ละคนมีขีดความสามารถและบรรลุเป้าหมายการงานที่กำหนดไว้ ผลสำเร็จขององค์กรและการบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรย่อมปรากฏตามมาอย่างแน่นอน ส่วนการนำการประเมินผลการปฏิบัติงานไปเชื่อมโยงกับการปรับเงินเดือนประจำปีและการจ่ายเงินโบนัสประจำปีนั้น เป็นเพียงผลพลอยได้มากกว่าจุดมุ่งหมายที่แท้จริงของระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน ซึ่งความจริงแล้ว การปรับเงินเดือนหรือจ่ายโบนัสยังต้องอาศัยปัจจัยอื่นๆ มาพิจารณาประกอบอีก นอกเหนือจากผลการประเมินผลการปฏิบัติงาน
เมื่อการประเมินผลการปฏิบัติงานมีจุดมุ่งหมายหลักเพื่อพัฒนาขีดความสามารถและผลงานของผู้ได้รับการประเมิน อันเป็นพื้นฐานสำคัญของการบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจขององค์กร ระบบประเมินผลการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพจึงหนีไม่พ้นเนื้อหาหรือปัจจัยที่ต้องประเมิน 2 ประการ คือ
- ผลงานที่เกื้อหนุนให้กับการบรรลุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายทางธุรกิจขององค์กร และ
- ขีดความสามารถที่ใช้ไปเพื่อให้เกิดผลงานนั้น ซึ่งไม่ใช่แค่เพียงพฤติกรรมหรือทัศนคติทั่วๆ ไปที่อาจไม่เกี่ยวพันมากนักกับงานของผู้ได้รับการประเมิน
และระบบประเมินผลการปฏิบัติงานที่ดี ก็ควรเป็นระบบประเมินผลการปฏิบัติงานที่ใช้ผลงานกับพฤติกรรม หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ วัตถุประสงค์ (Objectives) กับ ความสามารถเชิงพฤติกรรม (Competency) เป็นฐานการประเมิน โดยให้น้ำหนักการประเมินไปที่ปัจจัยวัตถุประสงค์เป็นสำคัญ
30 สิงหาคม 2552
(เผยแพร่ครั้งแรกในเว็บไซต์ suan84.com
และในวารสาร “กฎหมายใหม่” ฉบับเดือนกรกฎาคม 2552)










